Vũ ViĐể một event diễn ra thành công, mỗi nhân viên nhà hàng - khách sạn cần phải nắm rõ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện. Nếu bạn vẫn chưa biết phải bắt đầu như thế nào cho hiệu quả, hãy cùng Nghekhachsan.com tìm hiểu thêm chi tiết này.
Mỗi sự kiện, hội nghị, hội thảo, gala… đều có tính chất, đặc trưng, cách tổ chức khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 6 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện tại nhà hàng - khách sạn.
Nhà hàng - khách sạn thường tổ chức những loại hình sự kiện nào?
Tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược truyền thông - marketing của bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngày nay, quá trình này diễn ra dường như có phần thuận tiện hơn nhờ vào sự kết hợp trong khâu tổ chức tiệc - ăn uống tại các nhà hàng - khách sạn.
Một số loại hình sự kiện được áp dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến như:
Hội nghị, hội thảo, tiệc gala, tiệc cocktail, tiệc Buffet, tiệc cưới, tiệc cho hai người, tiệc triển lãm, ra mắt sản phẩm, họp báo...
(Nhân viên cần nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện để chương trình được diễn ra suôn sẻ)
6 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện bạn cần biết
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên
Đầu tiên, người tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên, nắm bắt những yếu tố cơ bản theo yêu cầu như:
- Loại hình sự kiện
- Mục tiêu tổ chức
- Chủ đề, thông điệp chính của chương trình
- Thời gian tổ chức
- Đối tượng, số lượng người tham dự
- Ngân sách dự kiến
- Các yêu cầu đặc biệt của đối tác
(Không gian tổ chức sự kiện có thể tùy vào yêu cầu của khách hàng)
2. Lên ý tưởng, chủ đề của sự kiện
Sau khi đã tổng hợp được thông tin từ khách hàng, team sự kiện cần họp bàn về ý tưởng chủ đạo trong chương trình. Các ý tưởng này có thể do trực tiếp khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc bộ phận tổ chức tự sáng tạo dựa trên nền thông tin đối tác đã cung cấp.
Khi đã có được ý tưởng sơ bộ, cần thống nhất chủ đề cho sự kiện để làm nổi bật chương trình như:
+ Màu sắc chủ đạo
+ Thiết kế không gian
+ Định hướng nội dung trong chương trình….
Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp thông điệp của chương trình, mục tiêu truyền thông, đối tượng khách hàng, văn hóa doanh nghiệp tham dự….
(Những chi tiết nhỏ nhặt sẽ góp phần tạo ấn tượng với khách hàng)
3. Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi đã thống nhất chủ đề, bạn cần tiến hành xây dựng kế hoạch để cụ thể hóa những ý tưởng:
- Lựa chọn địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện (cần tiền trạm nếu không gian khách yêu cầu nằm ngoài khu vực của khách sạn)
- Xây dựng kịch bản chi tiết: Nội dung, thời lượng chương trình, văn nghệ, các loại game, vật dụng…
- Menu tiệc (tùy vào loại hình sự kiện)
- Thiết kế hình ảnh trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
- Trang thiết bị cần sử dụng: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
- Phương thức vận chuyển (Nếu không gian tiệc tổ chức ngoài trời)
- Kế hoạch truyền thông
- Những rủi ro, phương án xử lý (trời mưa, mất điện…)
- Công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện (feedback, check in…)
- Dự trù kinh phí (với công ty), báo giá sự kiện (cho khách hàng)
(Ẩm thực là khâu quan trọng trong các bước của quy trình tổ chức sự kiện)
4. Trình bày kế hoạch
- Sau khi hoàn thành kế hoạch, bạn cần trình bày với cấp trên/ khách hàng để đối tác có thể hình dung được sự kiện tổ chức ra sao, mức độ khả thi hoặc những nội dung nào cần chỉnh sửa cho phù hợp.
- Thông báo với đội ngũ tổ chức sự kiện chuẩn bị nếu kế hoạch được thống nhất và ký hợp đồng.
5. Tiến hành triển khai tổ chức sự kiện
➤Trước sự kiện
- Tập hợp bộ phận tổ chức sự kiện, phân chia nhiệm vụ công việc cho từng nhóm, cá nhân.
- Khảo sát, sắp xếp không gian tổ chức sự kiện
- Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ như: Âm thanh, ánh sáng, nghệ sĩ, MC, vũ đoàn…
- Kiểm soát quá trình thiết kế, in ấn để tránh sai sót thông tin
- Tiến hành truyền thông theo kế hoạch đã đề ra
- Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, sảnh tiệc.
- Lắp đặt trang thiết bị
- Sắp xếp phương án dự phòng
- Tổng duyệt chương trình lần cuối
Trước khi tổ chức sự kiện, nhiệm vụ của người quản lý rất quan trọng. Cần phải phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục để tiến độ thực hiện hoàn thành đúng ngày.
(Quy trình tổ chức sự kiện cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên)
➤ Trong sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, điều phối viên chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo kịch bản đã dựng sẵn để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, hài lòng khách hàng. Nếu không gian tổ chức rộng, nên sử dụng hệ thống bộ đàm để kết nối nhân viên, thuận tiện trao đổi và nâng cao tính chuyên nghiệp.
➤ Sau khi kết thúc sự kiện
- Thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm cho các bên liên quan
- Kiểm tra trang thiết bị, trao trả những vật dụng đã thuê mướn.
6. Tổng kết, đánh giá và báo cáo kết quả
Để có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình lần sau cũng như thống kê con số cụ thể, quản lý sự kiện cần tiến hành:
- Quyết toán chi phí: nhân sự, hạng mục, các vấn đề phát sinh
- Tổng kết quá trình tổ chức sự kiện: thống kê số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, đo lường hiệu quả truyền thông.
- Lập biên bản nghiệm thu, tiến hành thanh lý hợp đồng với khách hàng.
Một sự kiện muốn thành công cần kết hợp nhiều yếu tố, từ kế hoạch, thời gian đến nội dung chương trình. Đối với nhân viên nhà hàng - khách sạn cần nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi hơn. Đừng bỏ qua những thông tin hữu ích trên đây và share để mọi người cùng biết.
Bài viết liên quan: Banquet là gì? Bật mí 6 loại hình Banquet phổ biến trong khách sạn
Vũ Vi
