HồngViết báo cáo công việc cuối ngày, tuần, tháng,… là việc làm bắt buộc không thể thiếu của một bộ phận nhân sự cụ thể trong kinh doanh nhà hàng – khách sạn, nhất là các cấp quản lý hay khối văn phòng. Nghekhachsan.com xin chia sẻ 6 bước đơn giản để viết một bản báo cáo hoàn hảo để bạn tham khảo!
Bước 1: Xác định nội dung cần viết báo cáo
Một trong những yêu cầu đầu tiên và bắt buộc phải làm để có một bản báo cáo đúng và đầy đủ nhất là xác định được nội dung cần viết trong bản báo cáo. Một bản báo cáo hoàn hảo, dù là báo cáo ngày, tháng, quý hay năm cũng cần đảm bảo chính xác về mặt nội dung và cấu trúc trình bày. Bởi, nếu bạn không nắm được nội dung yêu cầu của bản báo cáo, chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì trong đó, hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo sơ sài, không đúng trọng tâm.
Bước 2: Xác định mẫu báo cáo cần viết
Để tạo tính nhất quán trong công việc và thuận lợi cho nhân viên, hầu hết doanh nghiệp đều yêu cầu các bộ phận liên quan viết báo cáo theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, tính chất công việc có thể đòi hỏi ở bạn hàng trăm bản báo cáo với nội dung và cách trình bày na ná nhau. Việc cần làm của bạn là lựa chọn và thống nhất với cấp trên về mẫu báo cáo mà bạn sẽ gửi cho họ (có thể là mẫu ngắn gọn, chỉ liệt kê những nội dung chính; hoặc mẫu đầy đủ, chi tiết từng việc làm theo thời gian;…). Ngoài ra, bạn cũng nên thống nhất về cách thức trình bày báo cáo (viết tay hay đánh máy); thời gian chuẩn bị bản báo cáo và hình thức gửi báo cáo (bằng văn bản hay qua email).
Tham khảo và tải mẫu báo cáo công việc: Tại đây!
Bước 3: Trình bày bản báo cáo theo yêu cầu
Sử dụng đúng form báo cáo theo mẫu mà bạn đã thống nhất với cấp trên và tiến hành điền thông tin trình bày các bản báo cáo hàng ngày, tuần, tháng, quý,… Hãy phân biệt rõ đề mục từng phần và nội dung liên quan trong đó một cách rõ ràng, chính xác. Đừng quên trình bày thêm phần mục lục nếu đó là một bản báo cáo dài. Ngoài ra, một bản báo cáo hoàn hảo bắt buộc phải có phần kết luận cuối cùng để đúc kết vấn đề, đưa ra những giải pháp cụ thể và chính xác ứng với từng trường hợp.
Bước 4: Kiểm tra thật kĩ các chi tiết nhỏ nhất
Phải chắc chắn rằng bản báo cáo của bạn đã cung cấp đầy đủ các thông tin về ngày tháng năm, tiêu đề, tên người nhận, tên người gửi,… Hãy đặc biệt lưu ý đến tên tiêu đề của bản báo cáo trước khi gửi đi, nhất là khi gửi qua email; tiêu đề nên ngắn gọn nhưng nêu bật được nội dung bản báo cáo, thông thường, tiêu đề bài báo cáo sẽ được sử dụng để làm tiêu đề email gửi đi.
Bước 5: Kiểm tra tổng thể báo cáo trước khi gửi
Kiểm tra báo cáo của bạn một lần nữa trước khi gửi để chắc chắn không phạm phải lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi dùng từ,… Kiểm tra lại các số liệu, bảng biểu nếu có. Ngoài ra, đừng quên copy lại một bản sao, hoặc gửi bản báo cáo lên các tài khoản cá nhân để phòng trường hợp bản báo cáo thất lạc hay gặp sự cố.
Bước 6: Gửi bản báo cáo đến “sếp”
Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi đúng địa chỉ email của người cần nhận nếu gửi qua email hoặc đã trực tiếp gửi bản báo cáo đến tay sếp nếu gửi bằng văn bản. Đừng quên xác nhận với sếp rằng bạn đã gửi báo cáo thông qua một người khác nếu trường hợp sếp đi vắng và không thể trực tiếp nhận báo cáo từ bạn.
Xem thêm: 3 Tiêu Chí Đánh Giá Nhân Viên Hiệu Quả, Quản Lý Nhà Hàng – Khách sạn Cần Biết
