Tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn

Ngoài tiền mặt, thẻ, voucher – trong khách sạn còn có những phương thức thanh toán nào khác? Hãy cùng Nghekhachsan.com tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn qua bài viết của tác giả Jen Nguyen nhé!

► Xác định hình thức thanh toán

Phải lưu ý hình thức thanh toán được thể hiện trên booking:

+ Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn

+ Khách đã thanh toán trước qua OTA

+ Khách đặt qua TA/Corp và đã thanh toán trước

+ Khách đặt qua TA/Corp và chưa thanh toán, được yêu cầu khách thanh toán tại khách sạn.

+ Công nợ/ Chuyển khoản


► 6 Phương thức thanh toán trong khách sạn

- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, Booking.com, Travel Agent - TA, Pay at Hotel của TA, Công ty - Corp, OTA.

+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.

+ Đặc điểm: các loại tiền tệ thông dụng đang lưu hành trên thế giới.

+ Yêu cầu: không bị rách, chắp vá; không phải tiền giả.

+ Thao tác:

   • Nhận tiền mặt từ khách đúng với số tiền trên hóa đơn in từ hệ thống. Nếu thừa sẽ trả lại khách.

   • Khách ký hóa đơn.

+ Lưu ý: đếm tiền trước mặt khách và hỏi lại để có xác nhận từ khách.

+ Hóa đơn đỏ:

   • Được xuất hóa đơn đỏ đối với khách vãng lai.

   • Booking.com: kiểm tra lại kế toán và sales để có quy định cụ thể.

- Phương thức thanh toán bằng thẻ

+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, Booking.com, TA, Pay at Hotel của TA, Corp, OTA.

+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.

+ Đặc điểm: thẻ Visa, Master, JCB, Dinner Card… các loại thẻ trong danh sách ngân hàng phát hành máy pos chấp nhận.

+ Yêu cầu: Kiểm tra thông tin thẻ cà:

   • Họ và tên chủ thẻ phải trùng với họ tên trên PP/ID và họ tên trên booking

   • Khi các thông tin không khớp yêu cầu khách thực hiện hoàn tất mẫu ủy quyền charge thẻ bao gồm: Mẫu ủy quyền có xác nhận của chủ thẻ; hình chụp ID/PP của chủ thẻ; hình chụp 2 mặt của thẻ.

phương thức thanh toán trong khách sạn

Khi thực hiện thanh toán bằng thẻ, lễ tân – thu ngân cần phải kiểm tra kỹ thông tin thẻ cà

+ Thao tác: Cà thẻ thao tác trên từng loại máy POS của từng ngân hàng:

   • Cà phần đọc thẻ vào máy POS.

   • Nhập số tiền

   • Nhập mã pin (nếu có)

   • Nhập lệnh xác nhận

   • Xé 3 liên đưa chủ thẻ ký tên/ người được ủy quyền ký tên: Liên 1 – dành cho khách sạn (kẹp vào bill thanh toán được in từ hệ thống), Liên 2 – dành cho khách; Liên 3: dành cho ngân hàng (FO giữ lại nộp kế toán).

+ Lưu ý:

   • Phải có đầy đủ chữ ký của khách trên liên cà thẻ.

   • Trường hợp verify trước thẻ của Booking.com sẽ yêu cầu khách ký lên liên ngân hàng đã được cà trước đó.

+ Hóa đơn đỏ:

   • Có thể xuất hóa đơn

   • Booking.com: kiểm tra lại với kế toán và sales để có quy định cụ thể.

- Phương thức thanh toán bằng MOTO

+ Từ nguồn đặt phòng: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com… Verify thẻ: Booking.com

+ Áp dụng với thẻ ảo, khách đã thanh toán trước.

+ Đặc điểm:

   • Expedia: mã số thẻ thanh toán được cập nhật ngay trên booking.

   • Ctrip/Trip, Agoda: mã số được cung cấp bởi sales.

+ Thao tác:

   • Thực hiện thao tác charge MOTO theo hướng dẫn máy POS của ngân hàng: Liên 1 + 2 – kẹp vào bill với booking; Liên 3: FO giữ để nộp kế toán

+ Lưu ý: trên liên ngân hàng phải có mã số đặt phòng để dễ dàng tra soát khi cần thiết

+ Hóa đơn đỏ: không được xuất hóa đơn đỏ vì giá phòng khách trả và giá thu về là khác nhau.

- Phương thức thanh toán bằng Voucher/ Barter

+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp.

+ Đặc điểm:

   • Phát hành và có chữ ký của CEO/ Mộc của khách sạn.

   • Được theo dõi bởi bộ phận kế toán

   • Có mã số voucher

phương thức thanh toán trong khách sạn

Voucher hợp lệ phải có chữ ký của CEO/ dấu mộc của khách sạn và có mã số rõ ràng

+ Yêu cầu:

   • Phải có chữ ký/ dấumộc công ty.

   • Phải nằm trong danh sách phát hành voucher được cung cấp bởi kế toán.

+ Thao tác:

   • Thu hồi voucher của khách

   • Photo lại voucher

   • Voucher gốc kẹp vào booking/bill

   • Voucher photo lễ tân giữ nộp kế toán

+ Lưu ý:

   • Voucher không nằm trong danh sách phát hành thì phải liên hệ kế toán/ sales để kiểm tra lại.

   • Áp dụng đúng các điều khoản của Voucher.

+ Hóa đơn đỏ:

   • Có thể xuất hóa đơn đỏ

   • Yêu cầu kiểm tra lại với kế toán và sales.

- Phương thức thanh toán bằng FOC/HU

+ Từ nguồn đặt phòng: Sales De, Owner

+ Áp dụng theo thỏa thuận giữa kinh doanh và công ty/ đại lý.

+ Đặc điểm:

   • Được thống nhất và thể hiện trên đặt phòng.

   • Có xác nhận bởi nhân viên kinh doanh phụ trách.

+ Yêu cầu:

   • Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.

+ Thao tác: không thu tiền khách.

+ Lưu ý:

   • Phân biệt FOC (phòng miễn phí) và phòng HU (Phòng sử dụng nội bộ)

   • FOC phát sinh không thông qua sales cần phải được duyệt bởi DOSM/GM với lý do cụ thể

+ Không xuất hóa đơn đỏ

- Phương thức thanh toán bằng City Ledger

+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp

+ Áp dụng hình thức công nợ theo tháng/ chuyển khoản sau

+ Đặc điểm:

   • Được thỏa thuận khi ký hợp đồng bán phòng hoặc theo thỏa thuận giữa sales và đối tác.

   • Danh sách các công ty được công nợ sẽ được kế toán cập nhật hoặc thỏa thuận theo từng booking.

+ Yêu cầu:

   • Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.

   • Danh sách công ty được công nợ phải cập nhật từ bộ phận kế toán.

+ Thao tác:

   • Thao tác lên PMS là City Ledger

   • Cập nhật file công nợ gửi cho kế toán – sales hằng ngày.

+ Lưu ý:

   • Kiểm tra kỹ hình thức công nợ/ chuyển khoản trước hay sau khi khách out để có phương hướng xử lý chính xác.

+ Có xuất hóa đơn đỏ.


► Quy định với trường hợp được xuất hóa đơn đỏ

Các trường hợp được xuất hóa đơn đỏ, lễ tân thông tin từ khách cung cấp gồm:

  + Tên công ty

  + Địa chỉ

  + Mã số thuế

Đồng thời xin khách thêm thông tin:

  + Tên người nhận hóa đơn

  + Số điện thoại người nhận hóa đơn

  + Địa chỉ nhận hóa đơn

Cập nhật thông tin vào Excel và gửi vào mail kế toán vào cuối ca theo mẫu


► Một số yêu cầu khác

- Các mẫu bộ chứng từ thanh toán phải thực hiện đúng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ chứng từ bao gồm:

  + Phiếu đăng ký nhận phòng (Registration Form) có đầy đủ thông tin và chữ ký của khách.

  + Bản photo ID/Passport của khách lưu trú

  + Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ (gởi email và in) và bản photo ID/PP của chủ thẻ

  + Xác nhận đặt phòng (Booking)

  + Hóa đơn tiền phòng/ tiền dịch vụ (Bill out) có chữ ký của khách.

- Tất cả các vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.

- Các đặt phòng yêu cầu giấu giá (OTA: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip…; TA/Corp) không được cung cấp giá cho khách dù bất kỳ lý do gì.

- Liên hệ bộ phận kinh doanh nếu không thể giải quyết hoặc quá quyền hạn.

(Tác giả: Jen Nguyen)