Bản mô tả công việc lễ tân ca đêm trong khách sạn với 5 nhiệm vụ cơ bản nhất

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Giao ca

+ Lễ tân ca đêm đến khách sạn trước khoảng 10-15 phút để thực hiện tiếp nhận và bàn giao ca với lễ tân ca trước đó

+ Kiểm tra sổ giao ca, nhật ký làm việc để tiếp nhận tình hình phục vụ khách

+ Lưu ý những việc còn tồn đọng để có kế hoạch thực hiện cho phù hợp

Check-in / Check-out cho khách

+ Kiểm tra danh sách khách check-in muộn, check-out trễ để chuẩn bị giấy tờ và thực hiện thủ tục check-in, check-out cho khách nếu có

+ Nhập thông tin khách check-in/ check-out vào sáng mai lên hệ thống để lễ tân ca sáng nắm và thực hiện trên giấy tờ khi làm thủ tục

+ Tiếp nhận yêu cầu của khách walk-in (nếu có) - tư vấn và bán phòng - xếp phòng - làm thủ tục check-in cho khách tương ứng

+ Với khách check-out hay di chuyển sớm vào sáng hôm sau thì cần tìm hiểu để gợi ý các kế hoạch du lịch, tham quan giải trí hay công việc cho khách phù hợp - xác nhận và đôn đốc việc phục vụ bữa sáng mang theo cho khách khi có yêu cầu - phối hợp với bellman và lái xe chuẩn bị xe hoặc gọi xe cho khách

Làm thủ tục khai báo tạm trú cho khách

+ Tổng hợp và kiểm tra danh sách khách lưu trú trong ngày, xác định chính xác có bao nhiêu khách hiện ở tại khách sạn - bao nhiêu khách Việt - bao nhiêu khách nước ngoài - bao nhiêu khách nam - bao nhiêu khách nữ - các phòng khách là gia đình ...; xác định số khách cần khai báo tạm trú trong ca

+ Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho khách vừa check-in trong ngày (khoảng 22h tối) với cơ quan chức năng tại địa phương thông qua Internet

Trực đêm khách sạn

+ Tiếp nhận, trả lời và xử lý các cuộc gọi đến bộ phận lễ tân trong ca, ghi chú những nội dung quan trọng hoặc yêu cầu cần truyền đạt để gửi đến cá nhân/ bộ phận liên quan

+ Cùng với các bộ phận khác phục vụ khách lưu trú tại khách sạn khi có nhu cầu - tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc, xử lý than phiền của khách nếu có

+ Cùng với bellman, bảo vệ khách sạn giám sát khu vực sảnh, đảm bảo an ninh và an toàn

+ Xử lý các vấn đề, sự cố phát sinh nếu có trong ca làm việc - báo cáo với cấp trên nếu sự việc vượt ngoài quyền hạn giải quyết

Tiếp nhận và xử lý báo thức cho khách

+ Kiểm tra các yêu cầu báo thức của khách được lễ tân ca trước ghi nhận trong sổ nhật ký

+ Tiếp nhận thêm các yêu cầu báo thức mới của khách nếu có

+ Thực hiện cài đặt báo thức tương ứng cho khách, đảm bảo đúng phòng khách, thời gian

+ Thực hiện đúng quy trình gọi báo thức khách khi đến giờ

+ Trường hợp gọi bằng điện thoại nhưng khách không bắt máy thì trực tiếp hoặc nhờ nhân viên khác hỗ trợ lên phòng gọi khách dậy, phải chắc chắn rằng khách không bị trễ kế hoạch đã dự định từ trước vì không được báo thức kịp thời.

Các công việc khác

+ Tổng kết và bàn giao đầy đủ tổng tiền thu được trong ca làm việc cho nhân viên phụ trách

+ In hóa đơn, lập báo cáo nếu có - cung cấp các số liệu, chứng từ liên quan cho kiểm toán đêm

+ Chuẩn bị bill cho khách check-out vào hôm sau

+ Ghi chép vào sổ bàn giao các công việc tồn đọng trong ca, ghi chú những việc đã hoàn thành để thực hiện việc giao ca với lễ tân ca sáng

+ Tham gia đầy đủ các buổi họp giao ban của bộ phận, các buổi tập huấn, khóa học nâng cao trình độ, nghiệp vụ do bộ phận hoặc khách sạn tổ chức

+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên