HồngTùy theo mục đích của mỗi event cũng như yêu cầu của từng sự kiện sẽ có những cách setup phòng tương ứng khác nhau, đảm bảo đáp ứng các tiêu chí và nhu cầu phục vụ khách hàng.
Các khách sạn chuẩn quốc tế quy mô 4-5 sao đều quy định có khu vực phòng họp/ phòng hội nghị hay phòng tiệc phục vụ tối đa nhu cầu của khách thuê. Do đó, việc nắm và thực hiện thành thạo 9 kiểu setup phòng chức năng được Nghekhachsan.com chia sẻ sau đây vô cùng quan trọng đối với nhân viên banquet trong khách sạn.
Yếu tố nào là quan trọng nhất trong setup phòng chức năng?
Các yếu tố để setup một phòng chức năng đạt chuẩn trong các khách sạn thường bao gồm:
- Không gian của phòng
- Sức chứa của phòng
- Số lượng khách dự kiến mời
- Không gian setup bàn
- Trang thiết bị: sân khấu, máy chiếu, bục phát biểu…
- Các loại dịch vụ tiệc phục vụ sau cuộc họp: buffet, tea break…
Trong đó, bố trí bàn ghế là quan trọng nhất bởi nó sẽ tác động trực tiếp đến không gian của sự kiện. Nhân viên phụ trách cần đảm bảo lựa chọn và bố trí bàn ghế sao cho vừa tuân thủ yêu cầu về tính chất sự kiện, tạo được không gian hoàn hảo nhất, vừa mang đến sự thoải mái cho khách tham dự cũng như tạo thuận lợi cho nhân viên phục vụ khi cần.
Các kiểu setup phòng chức năng phổ biến trong khách sạn
Dưới đây là 9 kiểu setup phòng chức năng, chú trọng lựa chọn và bố trí bàn ghế cho một event chuẩn:
1. Banquet / Wedding Style
Đây là kiểu setup thường dùng trong các buổi tiệc cưới hoặc gala dinner có số lượng lớn khách tham dự.
Ưu điểm:
- Thu hẹp khoảng cách giữa thành viên trong cùng bàn, nâng cao sự tương tác;
- Thuận tiện trong việc phục vụ đồ ăn và thức uống.
Nhược điểm:
- Chiếm nhiều diện tích khiến số lượng phục vụ tối đa bị thu hẹp lại
- Cần sự hỗ trợ về thiết bị khuếch đại âm để cả khán phòng có thể nghe rõ
Lưu ý: Khoảng cách giữa các bàn thường là 1,5m, cố gắng sắp xếp các bàn xen kẽ nhau như hình để tiết kiệm được tối đa không gian, mỗi bàn thường có 9-10 ghế tùy theo số lượng yêu cầu.
2. Board Meeting Style
3. Hollow Square Style
.png.png)
4. T Shape - Style
5. U Style
.png.png)
Kiểu Board Meeting Style; Hollow Square Style; T Shape - Style; U Style được gọi chung là Conference Style(kiểu hội nghị)
Đây là kiểu setup được dùng trong các trường hợp cần nhiều sự thảo luận và tương tác, dành cho các buổi hội thảo.
Ưu điểm:
- Tạo điều kiện tối đa cho sự trao đổi, thảo luận.
Nhược điểm:
- Chiếm nhiều diện tích
- Hạn chế số lượng người tham dự.
Tùy theo số lượng vào yêu cầu của khách mà chúng ta sẽ setup theo kiểu Board Meeting Style; Hollow Square Style; T Shape - Style; U Style.
6. Herringbone or fish bone style
.png.png)
Kiểu setup này dùng trong trường hợp số lượng người tham gia cần ghi chép.
Ưu điểm:
- Tạo điều kiện thuận lợi để người tham dự giao tiếp nhiều chiều
- Tạo điều kiện tối đa cho quan sát và thuận tiện trong ghi chép.
Nhược điểm:
- Chiếm nhiều diện tích không gian, hạn chế số lượng người tham dự.
7. School Room/Class Room
.png.png)
Kiểu setup này dùng trong trường hợp số lượng người tham gia tương đối lớn, cần ghi chép và thời gian diễn ra sự kiện kéo dài.
Ưu điểm:
- Tạo điều kiện thuận lợi để người tham dự giao tiếp nhiều chiều
- Thuận tiện trong ghi chép.
Nhược điểm:
- Chiếm nhiều diện tích không gian hơn Theater Style, hạn chế số lượng người tham dự.
8. Theater Style
.png.png)
Đây là kiểu bố trí dùng trong trường hợp số lượng người tham gia nhiều nhưng không cần ghi chép hay ăn uống. Đối với kiểu sắp xếp này, chỉ setup ghế và ghế được xếp liền nhau thành nhiều dãy hướng về phía sân khấu.
Ưu điểm:
- Kiểu này có ưu điểm về số lượng người tham dự.
Nhược điểm:
- Hạn chế tầm nhìn người ngồi phía sau
- Di chuyển của người tham dự dễ gặp khó khăn
- Không hỗ trợ việc ghi chép.
9. Lecture Room - Training Room Style
.png.png)
Tương tự với Theater Style nhưng sẽ có thêm một bàn dành cho trainer và các trang thiết bị hỗ trợ việc training và quy mô cũng sẽ nhỏ hơn
Trên đây là 9 kiểu setup phòng chức năng phổ biến nhất trong các khách sạn có quy mô. Đây chắc chắn sẽ là thông tin tham khảo hữu ích cho nhân viên tiệc trong lựa chọn và bố trí không gian phòng tương ứng phù hợp với yêu cầu của khách.
