Assignment Là Gì? Quy Trình Thực Hiện Assignment Chuẩn, Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết

Assignment là gì?

Trong lĩnh vực khách sạn, Assignment là thuật ngữ viết tắt trong cụm “Room Assignment”, nghĩa là công việc sắp xếp, điều phối, bố trí phòng ngủ sao cho hợp lý, đảm bảo đáp ứng và làm hài lòng nhất có thể mọi yêu cầu (chính đáng) của khách lưu trú.

Hình ảnh có liên quan

Assignment được thực hiện bởi nhân viên Lễ tân khách sạn. Mọi sự chuẩn bị cần được hoàn thành trước khi thực hiện đón khách.

Các bước thực hiện công việc Assignment chuẩn trong khách sạn

Dựa trên danh sách khách đã đặt phòng trong ngày, nhân viên lễ tân thực hiện việc chuẩn bị, sắp xếp, điều phối và bố trí phòng theo yêu cầu để đón tiếp khách. Cụ thể:

Kiểm tra trong danh sách đặt phòng xem có khách nào yêu cầu check-in sớm, check-out muộn,… gì không để có sự chuẩn bị kịp thời và cần thiết. Trường hợp có khách check-in sớm thì nhân viên lễ tân phải chịu trách nhiệm liên lạc với bộ phận Buồng phòng nhằm đảm bảo phòng khách đặt đã được làm sạch và sẵn sàng đón khách. Trường hợp có khách check-out muộn thì nhân viên lễ tân cũng phải chủ động liên hệ với khách để hỏi xem khách có yêu cầu gì đặc biệt cần được thực hiện không?

Hình ảnh có liên quan

Kiểm tra trong danh sách đặt phòng, đặc biệt chú ý đến những nhóm khách gồm: khách quen, khách VIP, khách đang trong kỳ nghỉ Honeymoon/ Anniversary, khách có sinh nhật trong kỳ nghỉ, khách có yêu cầu đặc biệt (phòng ngủ hướng vườn, hướng biển, không hút thuốc,…),… thực hiện ghi chú lại và áp dụng bố trí phòng ngủ, chuẩn bị các dịch vụ kèm theo thực sự phù hợp nhằm thể hiện chất lượng dịch vụ khách sạn và gây ấn tượng với khách về sự chu đáo trong tiếp đón.

Trường hợp trong danh sách khách đặt phòng có khách quen đã tích đủ điểm để được nâng hạng khách (theo chính sách khách sạn) thì nhân viên lễ tân phải chuẩn bị và đảm bảo đáp ứng đầy đủ các ưu đãi mà khách được quyền nhận như: đặc quyền check-in sớm, check-out muộn, các voucher ăn tối, spa, gym,… và thông báo điều này đến khách khi khách làm thủ tục check-in khách sạn.

Hàng ngày chuẩn bị sẵn, đầy đủ các vật dụng và văn bản cần thiết của quy trình check-in cho khách, bao gồm: giấy tờ đăng ký (các mẫu phiếu đăng ký khách sạn, phiếu khai báo tạm trú, phong bì đựng phiếu ăn sáng, phiếu đồ uống,…), (túi đựng) chìa khóa, thư từ, voucher,… và các quyền lợi bao gồm tương ứng để thông báo đến khách khi họ check-in.

Hình ảnh có liên quan

Cập nhật vào hệ thống khách hàng thân thiết các thông tin của khách như: cấp bậc, thông tin cá nhân cơ bản (ngày sinh nhật, email, điện thoại,…), sở thích, các yêu cầu đặc biệt nếu có

Đối với những khách đi riêng: cần lưu ý đến những thông tin về sở thích, yêu cầu, mục đích lưu trú của khách để có sự chuẩn bị phù hợp. Trường hợp khách là các cặp đôi đi hưởng tuần trăng mật, bộ phận lễ tân phải phối hợp với bộ phận buồng phòng chuẩn bị phòng Honeymoon gồm trang trí giường thiên nga, hoa hồng, socola, rượu vang,… để tạo không gian thích hợp.

Với khách đang trong kỳ nghỉ Honeymoon bạn có thể chuẩn bị để tạo bất ngờ cho khách

Đối với những khách đi theo đoàn: phải đảm bảo số phòng trống có thể sử dụng hiện tại đủ để phục vụ chỗ ở cho cả đoàn; lưu ý sắp xếp các phòng cho khách đi cùng đoàn gần nhau nhất có thể (chung tầng, khu vực) hoặc không quá xa nhằm thuận tiện trong việc di chuyển, liên lạc, kiểm soát. Ngoài ra, nhân viên lễ tân cũng phải chủ động liên lạc với trưởng đoàn/ công ty du lịch/ người đã đặt phòng cho cả đoàn để lấy thông tin về bố trí phòng ở cho khách, biết được khách nào ở với khách nào, có khách nào đặc biệt không,… để chủ động chuẩn bị mọi thứ, sắp xếp giường phụ, điền sẵn thông tin khách khi cần.

Trường hợp là các đoàn khách dự hội nghị, khách VIP: nhân viên lễ tân cần phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị, bố trí thêm banner, standee, cờ, hoa, thảm đỏ,… để chào đón khách.

Phối hợp cùng với bộ phận buồng phòng, bộ phận phục vụ và các bộ phận liên quan thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

Việc thực hiện đầy đủ và chính xác các công việc Assignment không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt đẹp về chất lượng dịch vụ, phục vụ của khách sạn đến khách hàng; mà còn giúp nhân viên lễ tân chủ động và tự tin hơn khi tiếp đón và phục vụ khách.