HồngThư ký Buồng phòng là vị trí không thể thiếu trong bộ phận Housekeeping tại các khách sạn lớn, đảm nhận các công việc hành chính, văn thư. Vậy công việc cụ thể của Thư ký Buồng phòng thế nào? Mức lương cho vị trí này ra sao? Cùng Nghekhachsan.com tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
* Một số khách sạn còn gọi Thư ký Buồng phòng là nhân viên văn phòng buồng, điều phối viên bộ phận buồng...
Bản mô tả công việc Thư ký Buồng phòng khách sạn
Nhiệm vụ chính | Công việc cụ thể |
Chấm công nhân viên bộ phận Buồng | - Lập bảng chấm công và tiến hành chấm công hàng ngày cho nhân viên trong bộ phận - Định kỳ hàng tháng cung cấp số liệu công thực tế cho bộ phận nhân sự theo quy định - Hỗ trợ Giám sát buồng phân công lịch làm việc trong tuần cho nhân viên - Linh hoạt thay đổi ca kíp, điều động tăng ca đột xuất dưới sự chỉ đạo của cấp trên - thông báo kịp thời cho nhân viên trong bộ phận được biết và tuân thủ thực hiện. |
Quản lý chìa khóa phòng | - Chịu trách nhiệm cất giữ và quản lý chìa khóa kho, phòng chức năng, chìa khóa tổng của bộ phận - Định kỳ hằng ngày hoặc đột xuất giao - nhận chìa khóa cho nhân viên phụ trách liên quan, ký xác nhận thông tin rõ ràng. |
Trực điện thoại bộ phận | - Tiếp nhận các cuộc gọi đến bộ phận từ bộ phận khác hay đối tác, khách hàng - cung cấp và truyền đạt các thông tin theo yêu cầu - Chuyển tiếp các cuộc gọi đến cho các cá nhân, bộ phận có liên quan khi cần |
Quản lý và xử lý đồ thất lạc | - Tiếp nhận đồ thất lạc trong khách sạn từ nhân viên - ghi chép thông tin ghi nhận tài sản ban đầu để lưu sổ nội bộ - Cất giữ và bảo quản đồ thất lạc theo quy định - Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý đồ thất lạc theo đúng quy trình tiêu chuẩn |
Kiểm soát và quản lý tài sản của bộ phận | - Quản lý các trang thiết bị trong văn phòng buồng, thường xuyên làm vệ sinh sạch sẽ vào đầu và cuối ca - Quản lý các đồ dùng cho mượn của bộ phận như bàn là, cầu là, máy sấy, bộ đổi nguồn... - Thường xuyên theo dõi số liệu thống kê tài sản của bộ phận như: trang thiết bị, vật dụng phòng khách; trang thiết bị, dụng cụ khu vực công cộng... - Định kỳ cùng với kế toán, nhân viên kho kiểm tra và kiểm kê tài sản là trang thiết bị, vật dụng, đồ dùng, hàng hóa của bộ phận hiện có, kể cả trong kho - lên kế hoạch mua hàng nếu cần - Đề xuất mua mới hay thay thế tài sản, hàng hóa phù hợp, hỗ trợ tốt cho kinh doanh và phục vụ khách |
Các công việc khác | - Hàng ngày tổng hợp các hóa đơn dịch vụ của khách (nếu có) gửi lễ tân xử lý - Ghi chép và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của bộ phận - Thống kê các bảng biểu, làm báo cáo công việc theo yêu cầu - Tham gia đầy đủ các cuộc họp trong bộ phận, các khóa tập huấn, đào tạo nghiệp vụ - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên |
Thư ký Buồng đảm nhận các công việc về hành chính, văn thư trong bộ phận
Mức lương Thư ký Buồng phòng khách sạn
Tùy vào quy mô khách sạn, khối lượng công việc, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc mà mức lương Thư ký Buồng tại các khách sạn khác nhau sẽ có sự chênh lệch; nhưng nhìn chung thì hiện dao động trong khoảng từ 5-8 triệu đồng/ tháng, chưa bao gồm các khoản service charge, thưởng, thưởng lễ Tết, ngoài ra còn được hưởng đầy đủ các chính sách bảo hiểm sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
Ứng viên muốn ứng tuyển Thư ký Buồng phòng khách sạn cần đảm bảo:
- Có kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng
- Kiến thức về nghiệp vụ buồng phòng, thư ký buồng phòng
- Thành thạo tin học văn phòng
- Trình độ tiếng anh cơ bản
- Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm và chịu được áp lực công việc...
Được gọi là trái tim của khách sạn, bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, mang về nguồn doanh thu cao nhất cho tổ chức. Do đó, việc tối ưu hóa bộ máy tổ chức, chi tiết nhiệm vụ công việc cho từng cấp bậc (bao gồm cả công việc Thư ký Buồng) để thực hiện đầy đủ - chính xác và trơn tru, hiệu quả hơn, đảm bảo mang đến chất lượng dịch vụ chuẩn nhất, khiến khách hàng hài lòng ở mức cao nhất...
Hồng Thy
(Tham khảo từ Hoteljob.vn)
