Check-in Là Gì? Check-out Là Gì? Quy trình Check-in, Check-out khách lẻ Lễ tân khách sạn cần biết

Check-in là gì?

Check-in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận những thông tin cần thiết của khách lưu trú (theo mẫu) để khách đủ điều kiện lưu trú tại khách sạn trong thời gian thỏa thuận. Công việc Check-in do nhân viên Lễ tân của khách sạn thực hiện và được diễn ra tại quầy lễ tân.

check in la thu tuc khong the thieu tai khach san

Check-out là gì?

Check-out là quy trình thực hiện việc thanh toán, xác nhận lại các thông tin liên quan của khách lưu trú (theo mẫu) để khách tiến hành trả phòng và rời khách sạn. Công việc Check-out cũng do nhân viên Lễ tân khách sạn chịu trách nhiệm thực hiện tại quầy Lễ tân.

check out trong khach san

Quy trình Check-in khách lẻ

Chào đón khách đến khách sạn (có thể mời khách dùng welcome drink nếu có); tiến hành tiếp nhận thông tin từ khách hàng

Xác nhận xem khách đã đặt phòng trước hay chưa để đưa ra sự xếp sắp phòng hợp lý, phù hợp với yêu cầu của khách và tình hình thực tế của khách sạn

Thông báo cho bộ phận liên quan xác nhận tình trạng phòng. Trường hợp phòng có thể sử dụng phục vụ khách thì Ok. Trường hợp ngược lại (phòng hết hoặc không đảm bảo phục vụ) thì nhân viên Lễ tân phải thực hiện gợi ý cho khách những lựa chọn khác

Tiến hành xác nhận những thông tin của khách về: loại phòng, giá phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán, các dịch vụ kèm theo, các dịch vụ đặc biệt, các chương trình khuyến mãi/ ưu đãi của khách sạn

trai qua nhieu buoc de hoan tat qua trinh check in

Đề nghị xin các thông tin cá nhân của khách, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng, mời khách ký xác nhận đặt phòng

Giới thiệu những thông tin về các dịch vụ tại khách sạn mà khách có thể sử dụng như: các tour du lịch, dịch vụ spa, vé xe, vé máy bay,…

Cung cấp thêm cho khách những thông tin hỗ trợ khác như: địa điểm du lịch, ăn uống, vui chơi, giá vé,… nếu khách có nhu cầu

Hỏi khách xem khách có yêu cầu riêng/ đặc biệt gì không

Giao chìa khóa phòng cho khách

Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận liên quan hỗ trợ đưa khách và hành lý lên phòng

Cập nhật hồ sơ khách hàng vào hệ thống, hoàn tất quy trình Check-in

Quy trình Check-out khách lẻ

Chào hỏi khách, hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không và xác nhận lại yêu cầu trả phòng của khách

Hỏi số phòng khách, báo cho bộ phận buồng phòng tiến hành check-out phòng

Đặt các câu hỏi liên quan đến những chi phí phát sinh của khách trong thời gian lưu trú, đồng thời kiểm tra trên hệ thống và xác nhận lại với khách

Kiểm tra trên hệ thống xem khách có mượn/ thuê đồ dùng gì của khách sạn không, nếu có thì đề nghị khách trả lại

Nhận thông báo tình trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar từ bộ phận buồng phòng và xác nhận lại với khách

Lần lượt nhập các chi phí phát sinh vào hệ thống

Kiểm tra lại toàn bộ chi phí gồm giá phòng cố định và chi phí phát sinh. In hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra lại

Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán và xác nhận phương thức thanh toán với khách

Thực hiện việc thanh toán cho khách: trường hợp công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận vào hóa đơn và lưu lại để thực hiện các thủ tục thanh toán với công ty – trường hợp khách thanh toán bằng voucher thì đối chiếu xem khoản nào được thanh toán bằng voucher, khoản nào không (tức phải chi trả bằng tiền), đính kèm voucher vào hóa đơn thanh toán để làm căn cứ thanh toán – trường hợp khách thanh toán bằng ngoại tệ thì thông báo tỷ giá, áp dụng các hình thức quy đổi tiền, ghi chú lại hình thức thanh toán trên hóa đơn – trường hợp khách thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn và gửi cho khách

Nhận lại chìa khóa phòng, trả lại khách các giấy tờ tùy thân, đồ khách đã gửi (nếu có)

Giao cho khách phiếu Check-out card (nếu có) và thông báo cho bộ phận liên quan vận chuyển hành lý khách ra xe

Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu được yêu cầu

Tạm biệt khách, chúc khách lên đường bình an và hẹn gặp lại

Cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống, thực hiện lưu hồ sơ khách hàng, chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán, kết thúc quy trình Check-out.