Night Auditor Là Gì? Mẫu Checklist công việc cho Night Auditor trong Khách sạn

Night Auditor là thuật ngữ chỉ một vị trí công việc khá quan trọng tại khu vực tiền sảnh khách sạn. Vậy bạn có biết Night Auditor là gì? Công việc và mức lương của vị trí này ra sao? Nếu chưa có nhiều thông tin, hãy tìm hiểu những điều này cùng Nghekhachsan.com!

Night Auditor là gì?

Night Auditor là nhân viên Kiểm toán đêm thuộc khối Tài chính – Kế toán, làm việc vào ban đêm tại khu vực tiền sảnh trong các khách sạn từ 4 đến 5 sao, có nhiệm vụ kiểm toán, thống kê toàn bộ các hoạt động giao dịch hàng ngày (thiên về doanh thu) của khách sạn và thực hiện đóng ca làm việc (cut of date); đồng thời tạo ra các báo cáo cuối ngày liên quan theo quy định.

Tùy theo quy mô và khối lượng công việc của mỗi khách sạn sẽ có 1 hoặc nhiều nhân viên đảm nhận vị trí công việc này.

night auditor là gì

Mẫu Checklist công việc của Night Auditor

No.	Items	Yes	No	Note
1. Kiểm tra tình trạng phòng
+ Kiểm tra tình trạng phòng khách sạn vào cuối ngày của ca làm việc
+ Sửa đổi ngày check-out của phòng khách nếu khách gia hạn thời gian lưu trú
+ Kiểm tra tình trạng phòng của khách dự kiến đến mà chưa được check-in
+ Các phòng miễn phí, nội bộ sử dụng, phòng tiếp khách đã được duyệt chưa?
+ Kiểm tra các báo cáo hủy
+ Hủy bỏ các booking không đảm bảo trong danh sách khách dự kiến đến trong ngày
+ Cắt ngày và chuyển tình trạng phòng sang No show nếu là booking đảm bảo
+ Kiểm tra tình trạng phòng Sleep (khách đang lưu trú nhưng lễ tân báo đã check-out) và Skip (khách đã check-out nhưng lễ tân chưa thực hiện lệnh check-out trên phần mềm) – Thiết lập các tình trạng phòng theo đúng thực tế.
2. Kiểm tra các báo cáo
+ Báo cáo ăn uống trong ngày
+ Báo cáo điện thoại sử dụng
+ Báo cáo vận chuyển
+ Báo cáo bán hàng lưu niệm
+ Báo cáo hàng giặt ủi
+ Báo cáo hàng Spa
+ Báo cáo minibar
+ Báo cáo hội họp
+ Báo cáo khác
3. Kiểm tra giá/ chi phí
+ Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác của khách sạn, kiểm tra sai sót trên hóa đơn và thực hiện điều chỉnh
+ Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách
+ Cập nhật, kiểm tra, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách đã sử dụng trong ngày
+ Kiểm tra giá phòng in-house có khớp với booking đặt phòng khách sạn không? Tìm ra nguyên nhân nếu không khớp
+ Kiểm tra xem tất cả các giá của các công ty du lịch có khớp với giá trong hợp đồng không?
+ Kiểm tra tiền của các phòng không đến và các phòng hủy
+ Kiểm tra giới hạn nợ của khách. Thông báo đến khách nếu vượt quá số nợ cho phép, đồng thời báo Trưởng bộ phận để tìm hướng xử lý
4. Kiểm soát thanh toán
+ Kiểm tra tổng số tiền thanh toán có khớp với báo cáo bán hàng không?
+ Kiểm tra các báo cáo thẻ có tách theo đúng từng loại thẻ không?
+ Kiểm tra các thẻ có chữ ký xác nhận của khách, ngày hết hạn có chính xác không?
+ Kiểm tra tổng thẻ post có khớp với báo cáo bán hàng không?
+ Kiểm tra các khoản công nợ có đúng với hợp đồng đã được duyệt không và folio có chữ ký xác nhận của khách không?
+ Kiểm tra tổng công nợ có khớp với báo cáo tổng không?
+ Kiểm tra các cuộc gọi nội bộ có điểm gì nghi vấn không?
+ Chạy tiền phòng và đóng ngày?
+ Cập nhật tỷ giá ngày mới vào hệ thống
5. Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in vào hôm sau
+ Lập danh sách khách dự kiến check-in vào hôm sau
+ Tách hóa đơn chi phí với loại phòng khách do hãng lữ hành hoặc công ty thanh toán, xác định chi tiết những khoản chi phí khách tự trả
+ Lập và chuyển hóa đơn cho khách check-out nhanh
6. Lập các báo cáo trong ngày
+ Lập báo cáo công suất phòng trong ngày
+ Lập báo cáo chi phí bộ phận lễ tân trong ngày
+ Lập báo cáo doanh thu trong ngày của khách sạn
+ Lập báo cáo tình hình check-in, check-out trong ngày
+ Lập báo cáo danh sách dự kiến khách đi và khách đến trong ngày
+ Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và hướng xử lý cụ thể
+ Lập báo cáo danh sách các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau
7. Các công việc khác
+ Đề xuất ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc
+ Tham gia các khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ
+ Tham gia các cuộc họp liên quan
+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên