HồngTại các khách sạn, reception hay receptionist có vai trò đặc biệt quan trọng trong phục vụ khách lưu trú. Vậy Reception là gì? Receptionist là gì?
Đối với những nhân viên trong ngành khách sạn và du lịch hay những người có việc phải lưu trú ở khách sạn thì các thuật ngữ reception, receptionist đã trở nên quen thuộc đối với họ. Vậy bạn đã hiểu Reception là gì, Receptionist là gì chưa?
Reception là gì ?
Reception là bộ phận lễ tân thuộc bộ phận tiền sảnh của khách sạn, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh và phục vụ khách lưu trú; có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác trong khách sạn đem tới cho khách hàng chất lượng phục vụ tốt nhất
Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm đón tiếp các du khách đến nghỉ ở khách sạn từ khi khách đặt phòng, cho đến khi khách trả phòng ra về.
Receptionist là gì?
Để có một bộ phận lễ tân hoạt động chất lượng và hiệu quả, chúng ta không thể không kể tới đội ngũ những nhân viên lễ tân có phẩm chất và năng lực. Nhân viên lễ tân được gọi theo tiếng Anh là Receptionist. Đó là bộ mặt quyết định uy tín cho thương hiệu của khách sạn
Nhân viên lễ tân đảm nhận các nhiệm vụ: Đón tiếp khách đến nghỉ – làm các thủ tục check-in, check-out cho khách – tư vấn và bán các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn – giải đáp thắc mắc, xử lý phản ánh và những tình huống phát sinh xảy ra trong ca làm việc…
Hoạt động của Receptionist được diễn ra như sau :
– Trước khi đến khách sạn: Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp tại quầy lễ tân để đặt phòng, hay đặt gián tiếp qua điện thoại, email, website (với những khách sạn lớn, việc nhận đặt phòng sẽ do reservation đảm nhận). Nếu khách hàng đồng ý đặt, bộ phận lễ tân có nhiệm vụ ghi thông tin của khách vào phiếu đặt phòng, bố trí phòng, chuẩn bị các điều kiện theo yêu cầu của khách, xác nhận tình trạng phòng với bộ phận buồng phòng
– Khi khách đến: Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp khách, kiểm chứng lại thông tin đặt phòng, làm các thủ tục check-in cho khách và giới thiệu với khách lưu trú về thông tin của khách sạn, trong đó có các sản phẩm và dịch vụ nhằm tăng doanh thu cho khách sạn. Cùng với việc trên, bộ phận lễ tân có nhiệm vụ gửi phiếu đăng ký khách hàng cho bộ phận thu ngân để làm hồ sơ thanh toán khách hàng.
– Trong thời gian khách lưu trú: Tiếp nhận những phản ánh, yêu cầu từ khách hàng, đồng thời xử lý hoặc làm theo những phản ánh, yêu cầu đó với mục đích làm tăng uy tín cho thương hiệu của khách sạn trong mắt khách hàng, làm cho khách hàng có thiện cảm và có ý muốn quay trở lại nhiều lần; đồng thời giới thiệu cho người thân, bạn bè đến lưu trú, tạo ra cho khách sạn một nguồn khách tiềm năng.
– Khi khách ra về: Lễ tân liên hệ với housekeeping (Bộ phận buồng phòng) để kiểm tra xem khách hàng có sử dụng gì như đồ uống đặt trong phòng không. Nếu có thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check-out. Xác nhận lại xem khách hàng đã sử dụng gì của khách sạn trong thời gian lưu trú, thanh toán tiền và tạm biệt khách. Trước khi chia tay, nhớ hỏi thăm khách về chất lượng phục vụ và thái độ của nhân viên trong khách sạn. Khi cần thiết, giúp đỡ khách tìm phượng tiện giao thông và cảm ơn khách.
Tiêu chuẩn tuyển dụng của Receptionist là gì?
Bộ phận lễ tân (reception) hay những nhân viên lễ tân (receptionist) là những người đầu tiên và cũng là người cuối cùng tiếp xúc với khách hàng, là những người quảng bá về hình ảnh khách sạn tới từng người khách. Vì vậy tiêu chuẩn tuyển dụng receptionist cần có những yếu tố cơ bản sau: sử dụng thành thạo ngoại ngữ – có kỹ năng giao tiếp với khách hàng – thái độ lịch sự, nhẹ nhàng, gây thiện cảm với khách. Ngoài ra, còn phải sử dụng thành thạo vi tính văn phòng – kiên nhẫn, nhạy bén, linh hoạt trong nắm bắt tâm lý khách hàng, xử lý tình huống phát sinh….
Trên đây là những kiến thức cơ bản về reception là gì, receptionist là gì được NgheKhachSan.com tổng hợp và chia sẻ – hy vọng đã phần nào giải đáp những thắc mắc của hầu hết ứng viên tìm việc lễ tân hay những ai đang tìm hiểu về ngành nghề này.
