HồngLà Lễ tân khách sạn, bạn chắc hẳn đã nghe qua “GIT”? Vậy bạn có biết GIT là gì? Quy trình check-in GIT như thế nào? Bài viết này, Nghekhachsan.com sẽ cùng bạn tìm hiểu!
GIT là gì?
GIT là một thuật ngữ được ghép bởi những chữ cái đầu của Group Inclusive Tour – tức loại hình đặt tour du lịch theo đoàn hoặc Group Inclusive Travelers, tức khách du lịch đi theo đoàn. Dù hiểu theo hướng nghĩa nào, GIT cũng là thuật ngữ chỉ đối tượng nhóm khách hàng thường xuyên lui tới và sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Bạn có biết GIT là gì?
Quy trình check-in GIT của Lễ tân khách sạn
* Chuẩn bị trước khi khách đến
- Kiểm tra lại một lần nữa tất cả các thông tin trên hệ thống, tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn khách để chuẩn bị đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách trước khi khách đến. Lưu ý những yêu cầu đặc biệt như: phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, phòng view biển, loại giường đặc biệt, phương thức thanh toán,…
- Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách của khách sạn
- Chỉ định nơi tập trung cho đoàn khách, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn
- Chuẩn bị nước welcome drink và khăn lạnh cho đoàn
- Chủ động thực hiện việc phân phòng cho đoàn, chuẩn bị những giấy tờ, văn bản cần thiết cho việc check-in như: phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, phiếu ăn sáng, danh sách đoàn khách, bản đồ, hotel name card, … đồng thời thông tin đến bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện. Lưu ý phân những phòng gần nhau hoặc cùng một tầng, một dãy cho cùng một đoàn nếu được.
- Thông báo đến các bộ phận buồng, nhà hàng, bảo vệ, Bell giờ đoàn đến, số lượng đoàn để chuẩn bị đón và xe vận chuyển hành lý phù hợp.
- Chuẩn bị và kiểm tra lại lần nữa các hồ sơ, loại giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in và thực hiện sắp xếp hồ sơ khách trật tự, ưu tiên theo giờ check-in. Chuẩn bị sẵn cách thức liên lạc với Trưởng đoàn hoặc Hướng dẫn viên (HDV) để cập nhật tình hình đoàn khách kịp thời.
* Làm thủ tục check-in khi khách đoàn đến
a. Nếu tất cả phòng được phân đều đã sẵn sàng phục vụ khách
- Chào đón đoàn khách, hướng dẫn đoàn đến khu vực check-in khách đoàn (đã chuẩn bị trước); đồng thời báo bộ phận phục vụ phục vụ nước welcome drink và khăn lạnh (nếu có)
- Làm việc với Trưởng đoàn/ HDV về danh sách khách đoàn, việc phân phòng, phương thức thanh toán đã thỏa thuận trước; thực hiện điều chỉnh thay đổi nếu có
- Thu nhận giấy tờ tùy thân/ passport của đoàn và yêu cầu Trưởng đoàn/ HDV/ người đại diện ký tên xác nhận trên các biểu mẫu check-in liên quan
- Thông tin và đề nghị Trưởng đoàn/ HDV/ người đại diện thông báo đến các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định, dịch vụ sẵn có tại khách sạn; hướng dẫn cách liên lạc qua điện thoại với Lễ tân, với các phòng; thanh toán minibar và các dịch vụ khác liên quan
- Giao chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card từng bộ cho Trưởng đoàn/ HDV
- Thông báo cho Trưởng đoàn/ HDV nơi ăn sáng của đoàn; hướng dẫn đoàn đến thang máy; phối hợp với bộ phận Bell hoặc buồng đưa khách đến phòng được phân, giao hành lý cho khách.
- Cập nhật tất cả các thông tin khách check-in vào hệ thống quản lý và sơ đồ phòng khách sạn
- Copy danh sách khách đoàn, những thông tin liên quan giao cho các bộ phận tương ứng;
- Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân/ passport cho khách; hoàn thành quy trình check-in.
Quy trình check-in GIT có gì đặc biệt và cần phải lưu ý?
b. Nếu khách sạn hiện chưa có phòng sẵn do khách chưa trả phòng, khách trả phòng muộn hoặc phòng đang trong tình trạng khác
- Thực hiện theo quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng như trên
- Hỗ trợ khách sắp xếp hành lý gọn gàng, đúng nơi quy định; mời khách dùng welcome drink trong thời gian chờ đợi
- Thân thiện, khéo léo trong giao tiếp với khách; thể hiện sự đồng cảm về bất tiện này; đồng thời thông báo đến khách thời điểm có thể nhận phòng
- Hoàn thành các bước còn lại khi tất cả các phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.
Ngoài ra, tùy theo mức độ quan trọng của đoàn khách, trong quá trình đón tiếp và làm thủ tục check-in, Giám đốc khách sạn, Trưởng bộ phận Lễ Tân, các Trợ lý Giám đốc hoặc Nhân viên bộ phận Quan hệ khách hàng, nhân viên Lễ tân thực hiện việc chào mừng khách từ ngay cửa ra vào của khách sạn.
Xem thêm: Check-in Là Gì? Check-out Là Gì? Quy trình Check-in, Check-out khách lẻ Lễ tân khách sạn cần biết
Hồng Thy
