Mô tả công việc Kiểm toán đêm trong khách sạn

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Kiểm tra và xử lý tình trạng phòng khách sạn trong ngày

- Tiến hành kiểm tra tình trạng phòng khách sạn trên hệ thống

- Thực hiện điều chỉnh thời gian check-in với những khách gia hạn ngày lưu trú

- Kiểm tra tình trạng phòng với những khách dự kiến đến

- Hủy những booking khách không đến - chuyển sang tình trạng No-show

- Kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ tình trạng phòng, lưu ý những phòng Sleep và Skip - điều chỉnh/ thiết lập lại tình trạng phòng trên hệ thống đúng như thực tế.

Xử lý các hóa đơn và cập nhật chi phí sử dụng dịch vụ của khách

- Tiếp nhận các hóa đơn nội từ những bộ phận có liên quan của khách sạn - kiểm tra và điều chỉnh các sai sót nếu có

- Cập nhật chi tiêu, hóa đơn tương ứng vào tài khoản nợ của khách

- Kiểm tra, cập nhật và in, lưu trữ chi phí điện thoại (nếu có) mà khách sử dụng trong ngày

- Tiến hành sắp xếp, lưu trữ các hóa đơn nội bộ đảm bảo tính hợp lý và khoa học

- Lưu ý kiểm tra giới hạn nợ của khách, đảm bảo mọi chi phí dịch vụ khách đã sử dụng vẫn nằm trong giới hạn nợ cho phép, tránh trường hợp khách rời đi mà không thanh toán, nhất là những khách trả bằng tiền mặt. Trường hợp khách vượt quá giới hạn nợ cần thông báo cho khách và Trưởng bộ phận biết để có hướng xử lý kịp thời.

Thực hiện quy trình đóng ngày trên hệ thống

- Sau khi hoàn thành xong các nhiệm vụ công việc trên đây, kiểm toán đêm thực hiện quy trình đóng ngày hiện tại và chuyển sang ngày mới

- Lưu trữ toàn bộ dự liệu vào hệ thống

Chuẩn bị hồ sơ cho khách check-in vào ngày hôm sau

- In danh sách khách dự kiến check-in vào ngày hôm sau

- Tiến hành tách hóa đơn chi phí khách tự chi trả với loại phòng cho đối tượng khách do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán

- Lập và chuyển hóa đơn cho khách yêu cầu check-out nhanh

Lập báo cáo liên quan

Kiểm toán đêm tiến hành lập các báo cáo liên quan trong ngày gửi đến quản lý và các bộ phận liên quan, gồm:

- Báo cáo công suất phòng

- Báo cáo chi phí bộ phận lễ tân

- Báo cáo doanh thu khách sạn

- Báo cáo tình hình check-in, check-out

- Một số báo cáo khác theo quy định riêng của khách sạn

Các công việc khác

- Có thể kiêm luôn công việc lễ tân ca đêm

- Tham gia các cuộc họp bộ phận, khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ của bộ phận và khách sạn

- Đề xuất ý kiến nâng cao hiệu quả công việc

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên